メモの取り方で仕事の効率を上げる方法！
仕事をする上で、メモを取ることはとても重要です。
しかし、多くの人にとって、メモを取るのは簡単なことではありません。
話を聞きながら必要な情報を記録することは集中力を要し、さらに見返したときに意味が分からなくなることもあります。
私自身もメモを取るのが苦手で、過去にメモが解読不能になった経験があります。
まるで象形文字のようなメモを前に困惑することも珍しくありませんでした。
同じように、メモを取ることに苦労している方は少なくないでしょう。
例えば、「何を書けばいいのかわからない」と迷うことや、上司や先輩の指示が速すぎて追いつけず、その後「いつまでメモを取っているんだ」と叱られることなど、苦い経験をされたことがあるかもしれません。
特に、発達障害の特性がある方にとっては、メモを取る行為自体が難しいものです。
そのため、苦手を克服しようと一生懸命に努力しているのです。
ボイスレコーダーや音声アプリを使って対応することも有効な手段ですが、職場によってはこうしたツールの使用が難しい場合もありますし、周囲に使いたいと言い出しづらい方もいらっしゃるでしょう。
そこで、今回はメモを取るのが苦手な方に向けて、克服するための具体的な方法をご紹介します。
ただし、注意点として、この方法が万人に効果的であるとは限りません。
個人差がありますので、あくまで一つの参考例として受け取ってください。
メモの目的を考える
メモの取り方について説明する前に、まずメモを取る目的を考えてみましょう。
皆さんはこれまでに、メモの目的を明確に考えたことがありますか？
メモの目的は大きく分けて「情報の整理」と「リマインド」の2つです。
アイデアの備忘録、会議の記録、ToDoリストなど、すべては情報を整理して後で見返せるようにするためにあります。
メモを適切に取ることで、指示された内容を整理し、仕事をより正確にこなすことができるようになります。
また、メモを見返せば指示を思い出すことができ、再度質問せずに業務に取り掛かれるという利点もあります。
～メモを取るためのポイント～
メモを取る際に多くの人が困ることとして、「大事なポイントが分からない」という問題があります。
この課題を解決するために、以下の6つのポイントを意識することを提案します
① 内容
② 目的
③ 日時
④ 場所
⑤ 関係者
⑥ 備考
この6つを押さえてメモを取れば、後で見返したときに混乱せず、指示された内容が明確に分かります。
メモのフォーマットを準備する
では、これらのポイントをどのようにメモに落とし込むか説明します。
効率よくメモを取るために、あらかじめこの6つの項目が書かれたフォーマットを作成しておくのです。
これにより、指示を受けたときにすぐにメモを取ることができ、時間を無駄にしません。
言わば、メモのテンプレートを用意しておくということです。
具体的にどのようなフォーマットが良いのか、例を挙げて説明しましょう。
例えば、営業課にいるあなたが上司である「河野課長」から以下の指示を受けたとします。
「今週の13日の金曜日に営業課10人で会議を行うから、営業報告書を10部印刷して12日の木曜日の11時までに私にください。印刷は経理課のコピー機を使ってください。資料は左上をホッチキスで留めておいてください。」
この指示を先ほどのフォーマットに記入してみます。
① 内容：営業報告書10部印刷
② 目的：13日の営業課会議のため
③ 日時：12日木曜日の11時まで
④ 場所：経理課のコピー機を使用
⑤ 関係者：依頼者：河野課長、会議参加者：営業課10人、実施者：自分
⑥ 備考：ホッチキスで左上留めにする
このように、6つの項目が埋まれば、時間が経ってもメモの内容が詳細に分かり、再確認の必要がなくなります。
さらに、メモを依頼者に見せて確認することで、指示の食い違いを防ぐこともできます。
・メモを活用して情報の抜け漏れを防ぐ
このフォーマットを使用する際、すべての項目を埋めることが重要です。
例えば、上司が日時の指定を忘れていた場合、あなたは「いつまでに提出すればよろしいでしょうか？」と尋ねることができます。このようにして、情報の行き違いを未然に防ぐことができるのです。
・職場でのメモ取りをより円滑にするために
メモのフォーマットは、市販されているわけではないので、自分で作成する必要があります。
PCを使ってフォーマットを作成したり、手書きで作成してコピーしたりするとよいでしょう。
これによって、メモ取りがスムーズになり、指示に関するトラブルを減らすことができます。
発達障害のある方への配慮
最後に、発達障害の方と同じ職場で働く方々に向けて、指示を出す際の注意点をお伝えします。
以下の3点を意識するだけで、仕事がスムーズに進みます。
早口にならない：ゆっくり話すことで、理解がしやすくなります。
曖昧な表現を避け、具体的に伝える：明確な言葉を使うことで混乱を防ぎます。
図や絵を活用する：視覚的な情報があると理解が深まります。
以上の配慮を実践することで、職場全体が働きやすくなるでしょう。
今回はメモの取り方についてご紹介しました。
ぜひ、ご自身に合った方法を試してみてください。